Traditionella muntlig kommunikation Media

De flesta av de andra medier diskuteras fram till nu har den typ som kan fångas i dokument, papper och virtuella former. De återstående media är verbalt orienterade, men ofta stöds av papper verktyg (som projektets status möten stöds av projektets status rapport). Detta avsnitt handlar om den muntliga aspekter av media, snarare än den dokumentation som stöder den. Av alla dessa, kan någon form av postdiscussion dokumentation vara lämpligt.

Ad Hoc Konversationer

De vanligaste muntlig kommunikation medium är den traditionella samtalet. Det är ofta föreslås ökade kommunikationen inom projektet händer på kaffebryggaren än någonsin sker i möten. Ad hoc-samtal underlätta den sociala och samspel företag som gör projekten möjliga. De är ofta den grund på vilken en stor del av projektet bygger på. Deras syfte är att fylla i luckorna i förståelsen kvar av andra medier och att bejaka en gemensam förståelse av alla aspekter av projektet miljön.

Sådana samtal används när och var två projektets intressenter möts, och de används för att förtydliga projektet information såväl som individuella tolkningar av denna information. I många fall tydlighet från en avslappnad konversation i hallen ger mer djup än kan genereras i arbetet strukturanalys. Eftersom dessa samtal inte är planerade, skall de dock inte åberopas som ett viktigt komplement till andra projektplanering eller verktyg förtydligande.

Då dessa samtal inte är planerade, kan deras innehåll inte i sig vara förutbestämda. För projektledaren och projektgruppen, bör dock vissa begränsningar fastställas på innehållet i dessa samtal. När samtalen herrelösa åtaganden till en kund, omfördelning av resurser, modifiering av anställningsavtal, eller något som kräver formellt godkännande, bör samtalet dirigeras om till en mer formell inställning (till exempel ett möte). Andra begränsningar (såsom begränsningar på vilken typ av samtal om andra intressenterna i projektet) kan ordineras av projektgruppen, men kan vara betydligt svårare att genomföra. Genom att rikta projektets medlemmar (så fort de går med i projektgruppen) om lagenligheten av vissa ad hoc-samtal, blir det lättare att hävda andra processer som främjar en omfattande dokumentation och uppföljning av ett projekt åtaganden. Även om ad hoc-samtal bör uppmuntras, kan de inte bli sista ordet om några långsiktiga projekt åtagande eller tillvägagångssätt.

Dessa samtal kan bli avgörande ett projekt, beroende på deras ton, gruppmedlem inställning till projektet och vilken typ av information som utväxlas. Även om de inte direkt kan kontrolleras, bör dessa tas upp av projektledaren tidigt i projektet att fastställa den lämpliga tonen för sådana samtal, framför allt när externa intressenter är inblandade.

Möten

Många projekt verkar kretsa kring uppfattningen att möten är den primära kommunikation medium och alla vitala kommunikation kommer att ske i möten. Även det uttalandet är inte nödvändigtvis sant, är uppfattningen en som ligger i linje med tanken att möten kan bestämma hur projektet och projektgruppen uppfattas inom sin egen organisation, kunden organisation, och bland andra intressenter.

Möten är avsedda som datainsamling, data-sharing, data-organisation sessioner. De är avsedda att generera delas inte bara förståelse utan också en allmän känsla av riktning. Möten hålls varje gång det finns ett behov av att nå samförstånd om information och dess tolkning. De bör användas när en enad vision om hur man skall närma projektet eller ett projekt frågan är avgörande (i motsats till situationer där en enskild person vision eller strategi kommer att driva frågan). De kan användas för att generera förståelse eller när det finns ett behov av att båda parter delta i utvecklingen av resultat.

Målen för alla möten bör definieras tydligt. Det är viktigt att beskriva de förväntade resultaten och artefakter som kommer att genereras i slutet av mötet, för att fokusera ansträngningar för att dessa artefakter.

De metoder att arbeta i en sådan grupp inställning är mycket varierade. De flesta kommer att innebära betydande grupp samordning och kompetens underlättande. Av hjälp bör omfatta en upprepning av mötet resultat (S) och identifiering av de personer som är närvarande vid mötet som direkt kan bidra. De viktigaste roll underlätta är att se till att dagordningen täcks ordentligt och att alla de frågor mötet var att åtgärda behandlas.

Projektledaren kan ta olika roller i den här inställningen. Projektledaren kan inkallas för att som medlare, minut-taker, och deltagare. Oavsett projektledarens effektivitet, kan ingen tjäna i alla dessa roller utan att minska minst en av dem. Det är därför som projektledare kanske vill hyra personal att tjänstgöra i de roller som de inte ser som en del av sina starka sidor. Professionella bulvaner eller arkivarier kan hålla mötet framåt, vilket gör att projektledare att fokusera på projektet och den oro som den väcker.

Dessutom, om mötet innehåller en omfattande samling avlägsna deltagare, vissa typer av verksamheter kan visa sig omöjligt utan hjälp av virtuell whiteboard eller andra Internet-stödda interaktiva skärmar. Om mötet kommer att omfatta utveckling av en omfattande grafiska artefakter, för deltagande lägen användas av distans bör övervägas innan mötet börjar.

Möten kan vara en fråga om timmar eller dagar. Bestämningen om varaktighet bör avspegla möte resultat "storlek och komplexitet. Om mötet är att ta fram särskilda resultat för kunden konsumtion, kan det vara värt flera dagar av deltagarnas tid. Om det är att producera en förståelse för vem som skall arbeta med specifika delar av projektet, maj 30 minuter vara tillräckligt.

I vissa organisationer är mötesnärvaro ses som en hedersutmärkelse. Således kan möteskallelser blivit politiskt laddat, eftersom vissa representanter kommer att vilja bli inbjuden att helt enkelt uttryck för sin politiska ställning i organisationen (s). Tydliga kriterier bör fastställas när det gäller vem som ska delta i speciella möten, som möjliggör en entydig logisk grund för deltagarlistan.
Som ett möte går, skall dokumentationen tas fram. När mötet slutar, bör denna dokumentation ska redigeras för klarhet och spridas till alla deltagare för sin bokföring.

Presentationer

Presentationer finns möjligheter att dela information med en bred publik. De används ofta för att sälja ett perspektiv eller för att ge upphov till ökat stöd. Presentationer är utformade för att övertyga. Presentationer kan användas för att kommunicera uppsåt eller åtgärder "upp" den organisation till högre nivåerna i förvaltningen. De kan användas för att ge information till peer nivåer inom organisationen eller att tillhandahålla utbildning och / eller riktning till gruppmedlemmar, slutanvändare, eller praktiskt taget vilken publik.
Presentationer bör ha en särskild inriktning eller uppsåt, och att syftet bör vara tydligt för publiken i början av presentationen. Publiken bör också ges en tydlig känsla av dagordningen för presentationen och schema. Dessa omständigheter göra det möjligt för publiken att följa deras framsteg genom presentationen erfarenhet. Presentation innehåll och ton bör vara respektfull, erkänner deltagarna och deras engagemang i tid till presentationen. Om data presenteras med hjälp av presentationsprogram (t.ex. PowerPoint eller frilans), ska informationen begränsas till en rimlig nivå på varje bild. Om det finns mer information än vad som rimligen kan presenteras genom presentation mjukvaran bör åhörarkopior kan användas för att förstärka presentationen. Presentationsprogram är en allmänt accepterad standard för presentationer, men är inte alls behövs. Vissa presentationer kan utföras utan sådant stöd. Om presentationsprogram används bör presentatören vara extremt noga med att inte enkelt läsa glasen ordagrant. Även om
bilder kan ge vägledning och riktning för redovisning av projekt, bör de öka det muntliga presentationen, i stället för spegel den. Presentationer är väl mottagna när de tillhandahåller information som tydligt och minnesvärt.

Presskonferenser

Få miljöer är lika ansträngande för en projektledare som när han eller hon måste möta medierna. Presskonferenser hålls för att informera medlemmarna i medierna om status för ett projekt, dess omgivning eller dess stödjande organisation. De är avsedda att presentera projektet organisation (eller mottagande organisation) i bästa möjliga ljus. Presskonferenser hålls om ett projekt eller effekten är tillräckligt betydande för att informationskampanjer till allmänheten med hjälp av massmedia är lämpliga. De bör hållas så snart projektet har uppnått tillräcklig insikt om att projektet organisationens perspektiv på insatserna bedöms vara av allmänt intresse. Detta erkännande kan vara positiv eller negativ karaktär, och kan vara proaktiva eller reaktiva, beroende på projektets natur organisationen.

Föremålet för en presskonferens bör fastställas i god tid före genomgången att se till att rätt information är känd och all information som organisationen inte vill dela är klart definierat för de hosting informationsmötet. Medlemmarna i media är ofta "press kit" på sådana sammankomster, med tonvikt på företagets historia, allmän information, tidigare pressmeddelanden och all kontakt personers visitkort. De organisatoriska talesman (ibland, projektledare) bör öppna med ett uttalande om projektets karaktär och frågan (mar) som förde projektet i allmänhetens ögon. Uttalandet bör föregripa några frågor, invändningar eller problem som kan höjas. Om radio och TV är närvarande, bör man överväga att fraser, punkter eller referenser som kan redovisas i 8 - till 20-andra sektioner (klassiskt "sound bites").

En presskonferens behöver inte nödvändigtvis att innehålla frågor och svar perioder, men tänk på att de flesta medlemmar av media kommer att få frågor. Trots att talesman inte är tvungen att besvara dessa frågor, inte reagerar ibland tolkas som en brist på samarbete eller som ett tecken på deviousness. I situationer där off-the-manschetten svaren kan vara farligt, är det helt lämpligt att erbjuda sig att göra kompletterande forskning och reagera vid en senare tidpunkt. Den mest effektiva talesmän kommer att identifiera när ytterligare information kommer att finnas tillgängliga och hur det kommer att göras tillgänglig. Om "inga kommentarer" är det korrekta svaret, innebär alternativ till soffa som fras kan vara mycket effektiv och kan lämna media med något iögonfallande. Att säga "Detta skulle inte vara tid att ge synpunkter på något liknande, följt av en iteration av de viktigaste punkt Genomgången ger presentatören möjlighet att betona vad som är viktigt.

Presskonferenser är potentiellt instabila situationer, men de är den mottagande organisationen att kontrollera. Enkel överväganden (som morgonkaffe och bekväma sittplatser arrangemang) kan gå långt för att desarmera en potentiellt fientlig publik. Tydliga regler för uppträdande och engagemang kan också minimera möjligheten att sessionen verkar vara utom kontroll-och ju mer som kan göras för att säkerställa en positiv inställning och ett framåtblickande perspektiv, desto bättre.

en artikel som lagts fram av TIMMS David