De flesta arbetsbeskrivningar omfatta ett krav på effektiv kommunikation, både muntligt och skriftligt. Tyvärr är många människor har svårt att uttrycka sina idéer på papper och på så sätt att effektivt kommunicera både i och utanför deras organisationer. Här är några förslag för att förbättra din skriftliga färdigheter:
-
Tänk innan du skriver. Kan det du behöver för att kommunicera bättre uttryckas verbalt? De viktigaste orsakerna till skriftlig dokumentation är ett viktigt beslut måste göras, du arbetar med en komplex fråga, materialet måste studeras innan ett beslut fattas.
-
Skriv ditt material i en logisk följd:
-
I början, ange skäl varför den skrevs.
-
Nästa, särskilt i fråga om en talan memo, låt alla människor som läser dokumentet vet vad som förväntas av dem.
-
Slutligen har de uppgifter som läsare.
-
Var kort och koncist - din nyckel idéer bör framträda tydligt.
-
Börja med att låta läsarna vet värdet av anteckningen. Locka dem med introduktion till exempel "Denna rapport kommer att visa hur företaget kan spara upp till $ 15 miljoner!"
-
Försök att ge en positiv vinkling på ditt meddelande. Till exempel kan du göra ett uttalande som "företagets policy kräver att du inte röker i byggnaden" ett mer positivt uttalande med att säga: "Du är välkommen att röka på gården."
-
Visa läsarna hur de fördelar som kommer att påverka dem. Konvertera ett "jag" till ett "du" kan ofta göra detta. Till exempel "Jag vet att vi kan erbjuda betydande fördelar jämfört med våra konkurrenter" kan ändras till "Vi vill gärna visa fördelarna du får."
-
Låt dina läsare vet alltid att du har en stark känsla för vad deras behov är. Detta kommer att motivera dem att vidta de åtgärder som du behöver.
-
Håll punkterna kort, speciellt den första. Om materialet ser lätt att läsa, kommer mottagaren komma in köttet i dokumentet innan de vet om det. Variera längden på punkterna hela verket, men försök att hålla dem alla relativt kort.
-
Undvik igensättning dokumentet med information. Spara bakgrund och tekniska material för bilagor eller appendix. Alert dina läsare till sin existens genom att hänvisa till dem: "Se bilaga A."
-
Använd ett enkelt språk och undvik jargong, om det inte är en del av dina läsare "normala ordförråd.
-
Undvika upprepningar. Fästa uppmärksamheten på viktiga idéer med formatering och placering i dokumentet.
-
Skicka kopior till berörda kolleger bara. Människor som få kopior utan att förvänta sig dem kommer att vara förvirrad och kan misstänka att du av att spela kontor politik.
-
Modell skrivandet på utmärkta exempel. Gör kopior att skriva som imponerar dig och förvara dem på fil.
-
Undvik könsfördomar i ditt skrivande. Följande tekniker är användbara när det handlar om svåra "han / hon" problem:
-
Använd plural ämnen. Till exempel "Chefen ska regelbundet sammanträda med sina försäljare" skulle kunna uttryckas som "Chefer ska regelbundet sammanträda med sina säljare."
-
Använd plural eller neutralt pronomen. Till exempel "Ingen människa är en ö" kan bli "Ingen är en ö," eller "Vi är inte öar."
-
Använd neutrala substantiv i stället för enstaka pronomen. Till exempel "Fråga honom som vet" kan bli "Be den person som vet."
-
Undvik possessiva pronomen. Till exempel "Chefen ska berätta för sitt folk" skulle kunna uttryckas som "Chefen ska berätta personal."
-
Skriv som om du talar med dina kollegor. En konversera stil är mer tillgänglig och mer svårläst än styltiga, formellt språk.
-
Läs ditt arbete högt för att se om det låter rätt. Gör ändringar om det behövs, och läste det högt igen tills det fungerar.