E-post är snabbt ersätter fax och vanlig post som den primära skriftlig form av kommunikation. Möjligheten att skicka meddelanden över hela världen på några sekunder har verkliga fördelar jämfört med andra former av kommunikation, så man kan förvänta sig denna form av kommunikation att växa i en mycket snabb takt. Via e-post på ett effektivt sätt kommer att förbättra hur andra ser på dig. Använd dessa tips för att vara en effektiv modern communicatorn.
-
Gör kommunicera svaren en prioritering - särskilt de som krävs av kunderna. Det kommer att imponera på dem. Som svar på samma dag är perfekt - inom en timme kommer att imponera skiten ur dem!
-
Håll din kommunikation mindre formellt än vanligt. Till exempel är det inte nödvändigt att låta folk veta att du svarar på sin skrivelse av den och den en dag. De vet redan dessa detaljer.
-
Håll dina meddelanden kort. Detta kommer inte bara minska din komposition och nedladdning tid, men kommer också att spara läsaren lägga upp tid och onödigt ansträngande för ögonen.
-
Om ditt meddelande är lång, överväger att skicka den som en bilaga, gör det möjligt för läsaren att granska det off-line.
-
Skriv i korta stycken för att få tydliga budskap. Lämna en tom rad mellan punkterna för att göra det tydligt när du byter tankar och ämnen.
-
Alltid en titel i ämnesraden. Gör din titel koncist och övertygande.
-
Använd "cc" rutan om du känner att din information kan vara av intresse för andra. Men om du inte vill låta läsaren veta att du skickar e-post till andra, inkludera dessa personer i din "bcc" låda.
-
Undvik att sända ljud och bild om du inte har möjlighet att komprimera dem. Underlåtenhet att göra detta kommer att förlänga nedladdningstid betydligt och göra att läsare irritation.
-
Skriv ut och hålla en papperskopia av viktiga e-postmeddelanden och dina svar på dem.
-
Använd inte versaler. Det görs inte regelbundet och bör inte göras i e-post. Människor känner sig som om man ropar på dem.
-
Även e-post visas privata, är de inte. De kan föras vidare till eller hämtas av personer som du inte hade för avsikt att kommunicera. Var försiktig med ditt språk och humor.
-
Vara uppmärksam på de meddelanden som du passerar på. Gör så mycket selektivt. Meddelanden om virusvarningar och tävlingar får ränta eller roa dig, men de kan vara irriterande för andra. Söka människors tillstånd att ladda ned information som är utanför den vanliga kommunikation.
-
När du svarar, dubbelkolla så att du skickar ditt svar bara för Person A och inte till en grupp LISTSERV.
-
Räkna inte in en hel text om vad du fått i din vändande post om det inte är kort. Istället bör kopiera endast de delar som du svarar på.
-
Ju bättre e-postprogram kan du filtrera bort oönskade e-postmeddelanden. Andra som kan vara mindre viktigt kan dumpas i en mapp för granskning när du har tid över