En ny Blueprint för möten ~ inblandning Edge

Share

|

Här är hur du skapar hög delaktighet möten:

• Börja med att få människor att känna sig välkomna.

• Ta dig tid att skapa kontakter mellan människor.

• Upptäck hur saker och-bygga en gemensam bild av den nuvarande situationen.

• Framkalla människors drömmar, bygga en gemensam bild av vart du vill åka.

• Besluta om vem som gör vad för att skapa framtiden du har kommit överens om.

• Fästa lika stor vikt att ändelserna som du gör till början.

Eftersom vi ser möten som delaktighet möjligheter, ser vi bortom det typiska föreställningar om vad som gör en bra möte. Det är inte att dagordningar och effektiva strukturer möte är inte viktiga, det är bara att vi inte tror att de är tillräckligt. Möten måste vara mer än något folk bestå, måste de skapa energi att få saker gjorda.

Start av Att göra Människor känner sig välkomna. Foyers är utformade för att hjälpa människor att göra övergången från omvärlden till den inre värld i våra hem. På liknande sätt måste vi hjälpa människor att göra en övergång från vad de har gjort i vårt möte. Här är några saker att tänka som hjälper människor att känna sig välkomna.

Var uppmärksam på rummet. Rummet sätter skede och påverkar vad som händer. Försök att arbeta i ett rum med dagsljus och gott om väggyta. Se till att alla kan se och höra vad som händer, kämpar med att lyssna avlopp energi från det arbete som behöver göras. Och se till att rummet är stort nog att låta alla andas.

Var uppmärksam på hur människor sitter. Sittplats deltagarna i en cirkel är oftast optimal. Cirkeln är den äldsta formen av samverkan samt en redogörelse för egalitär anda. Vi rekommenderar att undvika hierarkisk ordning, såsom foder människor upp i rader eller sittplatser dem på lång rektangulär bord. Halvcirklar fungerar bra när den viktigaste utmaningen är att "möta den frågan." Personer sittande i en halvcirkel kan möta både varandra och plan som läggs upp på väggen. Vi utför även stå-upp möten då och då. När människor är på fötterna, energi-skift och humörsvängningar. Men stand-up möten bör vara kort, förstås!

Var uppmärksam på hur man hälsar på människor. Din välkommen kan vara så enkelt som ett handslag eller utveckla ha en stråkkvartett spelas för att skapa en stämning av harmoni och fred. I lobbyn kan funktionen en enkel banner tillkännage möte eller en trupp av aktörer som utför mim. Oavsett vilken välkomna er plan bör man få folk att känna sig speciell så fort de anländer.

Du redan vet hur man ska få folk att känna mig speciell. Du gör det i ditt hem hela tiden. Tänk på senaste gången du hade gäster på middag eller en övernattning. Du tog särskild omsorg för att rengöra ditt hus i förväg. När dina gäster anlände, hälsade du dem i din foajé eller på verandan steg. Du erbjöd dem te, kaffe eller ett mellanmål, samt en bekväm sittplats på sig att vila sina trötta ben. Alla dessa gester visat att du ansåg dem hedersgäster, att bli behandlade med värdighet, välvilja och värme.

Tänk nu tillbaka på de mest minnesvärda möten eller sociala händelser som du har upplevt. Chanserna är goda att välkomnandet du fick var något speciellt. Vi vet ett företag som höll ett möte för alla sina anställda för att fira ett viktigt nytt initiativ från företag. Att ange tonen, det mötesplanerare konstruerade en tunnel för människor att gå igenom eftersom de kom in i mötet. Väggarna i tunneln var dekorerade med bilder som skildrar företagets historia från starten till idag. Vilken enastående sätt att skicka meddelandet "Vårt företag har en unik och underbar organisation och ni alla är en viktig del av det."

Hitta sätt att skapa anslutningar mellan människor. För att citera ett talesätt myntades av fakulteten för skolan för tillämpad Ledarskap, "Anslutning före innehåll." Med andra ord, innan människor kan arbeta tillsammans måste de känna ansluten.

Söker anslutningar är lika naturligt som att andas. Vi gör det när vi träffar någon ny: "Var är du född? Var gick du i skolan? Vet du den och så?" Vi söker det vi har gemensamt så att vi kan känna sig mer bekväma tillsammans. Att hitta något gemensamt slappnar av oss och börjar processen med att omvandla främlingar till kolleger, partner och vänner.

Konversationer hjälpa oss ansluta. Vissa grupper vi vet börjar sina möten genom att fråga alla, "Vad behöver du för att säga för att vara fullt närvarande vid detta möte?" Ett snabbt varv runt rummet med alla till svar tillåter människor att "tömma sina sinnen", och de kan anpassa sin helhet själva att samla in.

Personliga frågor är kraftfulla sätt att fördjupa våra kontakter. De gör oss obekväma, och de få oss att tänka. Vi använder frågor som "Varför kom du till detta möte? Varför bor du?" "Vad är du villig att göra för att bidra till framgången för detta möte? Vad är du inte villig att göra?" "Vad handlingar mod kommer vårt arbete att kräva av oss?"

Lika viktigt som det är att kontakt med andra i rummet, är det även viktigt att ansluta till syfte, vårt förnuft för att du kom tillsammans. En gemensam frustration som upplevs av mötesplanerare är att föra samman människor, göra en presentation om vikten av vad som behöver göras, och sedan täckas av tystnad.

Här är ett mönster vi ofta konstatera att vi tror är roten till problemet. Presentatören kommer att spendera femtiofem minuter av en timmes möte göra en presentation om varför ämnet är viktigt. Med fem minuter kvar presentatören frågar om det finns några frågor. Inte vilja vara den enda person som står mellan gruppen och komma ut från mötet i tid, ingen vågar höja sin hand.

Vi föreslår omfördelning av tid genom att inte mer än tjugo minuter att presentera information och sedan använda resterande tid för frågor och svar och diskussion. Innan du börjar en fråga och svar session har människor diskuterar sina frågor tillsammans först. Denna process av reflekterande med andra innan du frågar ger bättre frågor och hjälper processen går smidigt.

Reflekterande första kan också användas för att stimulera till diskussion. Efter att en presentation, kan du be de närvarande att tillsammans reflektera över det som intresserar dem om vad du har sagt, vad de vill veta mer om.

När du gör presentationer, undvika döden genom PowerPoint. En presentation med hjälp av PowerPoint-bilder kan vara ett effektivt sätt att förmedla information visuellt. Men sitter i mörker titta på bilderna på en skärm uppmuntrar passivitet. Använd PowerPoint sparsamt och hålla den intressant.

Upptäck hur saker och-Bygga en gemensam bild av den nuvarande situationen. Ett gemensamt problem vi hör är, om vi sammanföra olika människor mötet kommer att urarta till en ropande med alla förespråkar deras synpunkt, att inte lyssna på eller införliva andras åsikter. Det beror ledare ser saker på ett sätt, anhängare annan. Kunder eller klienter har sina egna perspektiv. Utomstående som grannar eller medlemmar i konkurrerande organisationer har ännu en annan vy.

Det enklaste sättet att komma igång att bygga denna grundläggande är att be folk att förklara för varandra hur de gör sitt jobb. Enskilda svar kommer att lära alla om de utmaningar de möter dagligen. Tillsammans kommer de att avslöja hur hela systemet fungerar. När folk förstår hur hela systemet fungerar, blir de mer villiga att utveckla lösningar som stödjer hela systemet fungerar effektivt.

Anta att du arbetar med skolans föräldramöten Association (PTA) för att förbättra näringsinnehållet i den mat som serveras i skolmatsalen. Du kan starta en sökning efter samsyn genom att fråga olika personer som deltar i emissionen att tala om det ur deras perspektiv. De kockar kan tala om den begränsade tillgången de har att arbeta med och den tidspress de är. Skolan administratörer kan prata om federala riktlinjer som måste uppfyllas och budgetramarna de är. Föräldrarna kan vara orolig för fett, salt och socker i maten, utan som eleverna kan klagar på att maten är tråkigt. Vart och ett av dessa perspektiv representerar en bit i ett pussel. Sätt ihop dem och du får hela bilden som måste undersökas om meningsfulla lösningar finns.

En annan metod är att främja nyfikenhet genom att be folk att bryta ner och ihop idéer. Till exempel, studerade en grupp systemen på ett sjukhus genom att utse en person som patient. Iklädd en smörgås ombord reste denna patient från bord till bord, varje bord motsvarade olika sjukhus förfarande. Vid varje bord, skrev deltagarna en beskrivning av vad de skulle göra för patienten och postat den på smörgåsen ombord. I slutet av verksamheten utgjorde en not till den smörgås ombord på hela patienten erfarenhet som definieras av hela gruppen.

En annan metod är att hjälpa människor att upptäcka vad de redan känner. Under ett företagsmöte på ett företag som behövs för att omforma sin företagskultur, bad vi folk att beskriva deras första dag på jobbet. Eftersom människor berättade sina historier, de avslöjade historien om organisationen, undervisningen en annan hur det kom att bli.

Den tidigare nämnda metoder stödja människor att dela frågor och idéer med personer de vanligtvis inte prata med. Detta innebär att skapa samtal som går över traditionella gränser-chefer talat med anställda, säljare prata med tillverkning, och stadsborna prata med platschefen. Det innebär att lärare, föräldrar och elever talar med varandra om läroplanen frågor. Det innebär att läkare, sjuksköterskor, patienter och försäkringsbolag befattningshavare företag talar med varandra om kvaliteten på hälso-och sjukvården.

När folk samlas för att utbyta åsikter i världen på detta sätt, ljuset släcks på.

Framkalla människors drömmar, skapa en gemensam bild av var du vill gå. Har du någonsin märkt att när du bestämmer dig för att du vill köpa en ny bil du börjar se att bilen överallt? Att ha en tydlig bild av den aktuella situationen (du behöver en ny bil), och en tydlig bild av vart du vill åka (äger en ny bil), låter din hjärna i ny information. Nu dessa bilar var alltid ute, men eftersom du har skapat en tydlig bild av framtiden som du vill skapa din hjärna börjar se möjligheterna du inte se innan.

Vi har upptäckt konsten att vara ett kraftfullt verktyg för att skapa en bild av var folk vill gå. Konstnärlig talang krävs inte, bara viljan att dela en personlig vision av framtiden.

Till exempel kan du bjuda in medlemmarna i ditt team för att göra enkla ritningar som visar en aspekt av den framtid de drömmer om. Även grova skisser kan genomföra kraftfulla budskap om framtiden.

Ibland kan vi be människor att skapa korta sketcher att visa dem fem år i framtiden. När de agerar ut i framtiden, de visar oss hur det kunde vara, som ger liv åt deras fantasier.

Att skapa "levande skulpturer" är en annan strategi. En gång när vi arbetade med en grupp människor mitt i att skapa en ny organisation, bad vi dem att bli organisationsplanen, stående i grupper krävt. Eftersom den nya organisation kom till liv, upptäckte gruppmedlemmarna vad de gillade och inte tyckte om sina planer för framtiden.

Skriva kan också användas för att avslöja framtiden. Be folk att föreställa sig fem år framåt i tiden och spenderar bara fem minuter att skriva om vad de ser i en lättflytande, öppen stil. De insikter som uppstår kan överraska dig.

Kanske du är tveksam till att använda konsten på detta sätt. Vi har upptäckt att de flesta människor är villiga att delta i övningar som dessa så länge de förstår att konstnärlig talang krävs inte. Hemligheten är att säga: "Det handlar inte om konst. Vi är inte här att bedöma de slutliga resultaten. Vi vill använda ritning [eller sketcher, eller skriva] som ett sätt att upptäcka framtiden."

Om du fortfarande drar sig för det konstnärliga metod, försök enkel konversation. Att uppmana folk att låtsas att det är fem år från idag. Be dem att diskutera vad de gör, hur de arbetar tillsammans, hur deras nya arbetsplats, kyrkan, skolan eller samhället ser ut. Det viktiga är att genomföra samtal i presens, som om framtiden är numera diskuterar inte hur du vill att det ska vara, utan snarare hur det "är."

Många olika synpunkter kommer fram ur denna diskussion, men på sikt några gemensamma teman kommer att dyka upp. Dessa teman utgör gemensam bild av framtiden-det mål mot vilket ditt arbete kommer att riktas.

Uppmuntra kreativitet när du bygger dina delade bilder av var du är och vart du vill åka. Det gör vi genom olika metoder. Överdrift är ett av dem. Till exempel, när man arbetar för att förbättra leveranskedjan ett Air Force Base, bad vi deltagarna att identifiera hur de kan sabotage processen. Utreda möjligheterna att göra processen misslyckas med idéer för vad som krävs för att göra leveranskedjan projektet en framgång.

Ett annat tillvägagångssätt är enhetlig syn tänkande. " För att utforma nya organisationer, ber vi ofta deltagarna att utforma organisationen utifrån ett enda kriterium som kundservice eller kvalitet. På detta sätt deltagarna har möjlighet att gräva djupt i den variabeln utan att behöva oroa andra begränsningar. Senare ber vi folk att integrera de bästa idéerna från varje kategori av enskilda koncept tänkande.

Ytterligare en är begreppet en idé rättvisa, där människor besöker olika montrar där idéer presenteras. Innan du lämnar varje bås, deltagare jota synpunkter på en självhäftande block, vilket ger tanken skaparna massor av synpunkter från olika perspektiv.

Bestäm Vem gör vad för att skapa framtiden Du har kommit överens om. Möte ledare och deltagare ofta frustrerade över vad som händer när de kommer tillsammans för att få saker gjorda. Stället för att lämna med energi och entusiasm, tydliga om var de är på väg, lämnar de ofta förvirrad om framtida inriktning. Otydliga beslutsprocesser är ofta orsaken. För att undvika dessa negativa effekt finns det tre saker att oroa sig för här: hur av beslutet, vad, och vem.

Gruppen måste veta i förväg hur det kommer att avgöra. Det finns flera alternativ. Ledaren kan helt enkelt bestämma, ledaren kan be folk att ge rekommendationer och sedan besluta, eller den grupp som kan fatta beslutet tillsammans med alla som har en lika röst. En av dessa metoder kan vara giltiga. Vad är viktigaste är att den metod du väljer är klar och förstås av alla.

Identifiera vad behöver göras kan hanteras genom en enkel brainstorming. Ibland ledare har redan en idé om vad som behöver göras. De kan erbjuda en egen lista som en startpunkt och be folk att lägga till eller ta bort från listan.

I andra fall kommer gruppen att börja från början. En teknik som vi har funnit användbara är att ha idéer alla jota av vad som behöver göras på lappar. Post alla toner på ett staffli eller vägg, och gruppera liknande anteckningar tillsammans. Ge varje grupp ett namn och identifiera för varje grupp viktigaste uppgift och underaktiviteter som behöver göras.

En annan metod är att skapa en tidslinje på ett jätte papper tejpad på en vägg. Bjud in personer att identifiera vad som behöver göras och få dem jot sina idéer på lappar. Då har dem hit varje idé om tidslinjen i den punkt där det måste göras. På detta sätt ett plan uppstår.

Slutligen finns det vem. Återigen finns det olika tillvägagångssätt. Ledaren kan utse personer som skall ansvara för varje uppgift. Volontärer kan kallas för, kanske genom att skapa en sign-up blad. En blandad metod är att tilldela någon att leda en uppgift och sedan har människor frivilligt arbete på uppgiften.

En mer sofistikerad version av underteckna-upp tältduken är att identifiera slag människor som borde vara inblandade i en viss aktivitet. Du kan sedan begära att arbeta som volontärer för uppgifter som baseras på platser lediga.

Efter att ha identifierat vad och som, Det är viktigt att du läser nått beslut och se till att alla förstår vad som har beslutats och vem ska göra vad.

Sköta slutet: fästa lika stor vikt att Endings som du gör till Beginnings. Låter det självklart? Inte nödvändigtvis. Nyligen Dick tog några lektioner i offentliga tal. Vid ett tillfälle frågade instruktören hur han avslutade sitt tal. "Jag brukar avsluta med en fråga och svar session, svarade han.

"Helt fel sätt att avsluta ett tal," instruktören sa. "Som frågor och svar småningom sinar, du tona till intet. Konsekvenserna av ert tal bleknar med det."

Om du inte vill att dina möten avsluta med ett kvidande, måste du lägga så mycket tankar och uppmärksamhet till att säga adjö som du gjorde till att säga hej.

I vårt arbete vill vi avsluta med att ta sig tid att pröva beslut och avtal så att alla är säker på vad som är beslutat och vad är nästa steg. Då vi tillsammans fundera på det arbete som har gjorts. Vi ber människor att identifiera vad de uppskattat om att arbeta med andra. Vad hjälpte det arbete som går smidigt? Vad inspirerade kreativitet? Vilket ögonblick var kul? Ibland firar vi vårt arbete tillsammans med mat och dryck. Vi rusa inte upphör inte heller vi dra ut den.

Alla blad möten med tankar om hur de kan förbättras. Varför inte ta dessa samtal till ditt möte så att du kan förbättra ditt sätt att arbeta tillsammans? Om du avslutar dina möten genom att fråga de närvarande, "Vad gjorde vi bra i dag och vad vi behöver göra annorlunda nästa gång vi träffas?" vi garantera att dina möten kommer att förbättras.

---