Skriva effektiva Klagomål Letters

Share

|

Vad gör du om din nya bil visar sig vara en citron? Om elektriker installerar kontakter och strömbrytare på fel väggar? Eller om en klumpig servitör häller tranbärsjuice på din vita klänning? Det första du ska göra, är naturligtvis diskutera frågan med chefen för affärsverksamheten. Men om du inte får tillfredsställande resultat på den punkten, ge inte upp: nästa steg är att skriva till ägaren av företaget eller VD för företaget. Här är åtta steg för att vägleda dig i skrift på ett effektivt klagomål brev.

1. Namn namn. Adress ert brev till en specifik person. Skicka ett klagomål "som det kan gälla" lämnar du inget sätt att anbringa ansvar och ingen att ringa för att följa upp. Ring företagets huvudkontor och fråga efter det namn (och korrekt stavning) av ansvarig person.

2. Gör det enkelt. Sätt på bara tillräckligt detaljerat, till exempel datum, platser och namn på personal, för att göra din alldeles klart. En flersidig DIATRIB kan överväldiga (eller stöta bort) den person du skriver till. Ditt brev kommer att ha mer punsch och kommer att läsas mer noggrant om du förklara situationen så kortfattat och tydligt som möjligt.

3. Håll elden. Glöm uthyrning och stoja. Oavsett hur upprörd du känner, hjälper du inte ditt fall genom att fokusera på din ilska och indignation. Använd dina brev för att förklara problemet och gör ett mål för att uppnå vad du känner är skyldig.

4. Namn ditt pris. Tja, inte ditt pris, egentligen, men se till att du tydligt ange vad du skulle vilja ha gjort om ditt klagomål. Var specifik: "Jag förväntar mig en full återbetalning", "Jag räknar med att ni ersätta mig för $ 30 kemtvätt Bill", "Vänligen förlänga garantin på min bil för ett år."

5. Inte hota. Det är inte läge att hota ytterligare åtgärder om dina förväntningar inte uppfylls. Ditt brev bör fokusera på vad du tycker är rättvist och rimligt och tonen ska förmedla dina förväntningar på att personen du skriver till är en rättvis och förnuftig person.

6. Skicka Bilaga A. Om du har kvitton eller andra backup dokumentationen för ditt klagomål, bifoga en kopia (inte original) med ditt brev.

7. Gör en kopia. För din egen referens, och ifall du inte avveckla driva ärendet vidare, behålla en kopia av brevet för filen. Det är en bra idé att klippa ihop ditt klagomål brev, kvitton och andra korrespondens eller anteckningar från telefonsamtal.

8. Uppföljning. Ett annat brev eller ett uppföljande telefonsamtal är lämpliga innan du vidta ytterligare åtgärder. Om du kom så långt som småmål domstol kommer du ligga steget före.

---